Vill du vara med och bidra till ett av Sveriges mest samhällsviktiga uppdrag och samtidigt arbeta i hjärtat av komplexa investeringsprojekt? Nu söker vi en projektadministratör som vill vara spindeln i nätet i en verksamhet där struktur, samarbete och pålitlighet gör verklig skillnad varje dag.

💡Om uppdraget

Du kliver in i ett 12-månaders vikariat inom en organisation som ansvarar för utveckling, förvaltning och framtidssäkring av kollektiv infrastruktur i en av Sveriges största regioner. Här arbetar du nära projektledare, specialister, konsulter och entreprenörer i projekt som påverkar hundratusentals människors vardag. Rollen passar dig som trivs med många kontaktytor, gillar ordning och reda och har förmågan att prioritera även när tempot är högt.

🕸️Dina arbetsuppgifter

Som projektadministratör är du ett centralt stöd i projektverksamheten. Du skapar struktur, säkerställer att administrativa processer flyter och bidrar till att projekten kan fokusera på leverans och kvalitet.

• 📂 Dokument- och ärendehantering enligt fastställda rutiner

• 📝 Protokollföring vid möten och workshops

• 🗂️ Diarieföring och hantering av allmänna handlingar

• 📅 Mötesbokningar, reseadministration och koordinering

• 💻 Administration av projekt- och IT-verktyg (behörigheter, användare m.m.)

• 🧾 Fakturahantering, kontering och kvalitetssäkring av underlag

• ⏱️ Uppföljning av tider från konsulter och entreprenörer

• 🚪 On- och offboarding av projektmedlemmar

• 🤝 Introduktion av nya kollegor och stöd vid konsultuppdrag

• 🌱 Medverkan i utveckling av administrativa arbetssätt och nätverk

🌟Vem är du?

Du är strukturerad, serviceinriktad och trygg i en administrativ roll. Du gillar att samarbeta, kommunicerar tydligt och har lätt för att navigera mellan olika uppgifter och intressenter.

För att lyckas i rollen behlver ha:

• 🎓 Godkänd gymnasial examen

• 🧩 Minst 5 års arbetslivserfarenhet i rollen som projektadministratör från liknande verksamheter, exempelvis inom kollektivtrafik, infrastruktur, samhällsplanering, teknik, bygg- och anläggning, fordon eller IT

• 📂 Minst 5 års erfarenhet av ärende- och dokumenthantering, såsom planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering

• 🧾 Minst 5 års erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller motsvarande ekonomisystem, inklusive granskning och kontering av fakturor.

Det är meriterande om du har några års erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet samt god vana av att arbeta i diarieföringssystem såsom EDIT (Platina) eller motsvarande. Vidare ser vi gärna att du har komeptens inom projektverktyg, exempelvis Avima, SharePoint eller liknande lösningar som används för strukturerat projektsamarbete.

🏢Praktisk information

• Omfattning: Heltid 100 % (40 h/vecka)

• Uppdragsperiod: 16 mars 2026 till 12 mars 2027

• Placering: Hybrid kombination av distansarbete och kontor på Kungsholmen i Stockholm

• Sista ansökningsdagen: 10 februari 2026

Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher.

Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.