Vill du spela en nyckelroll i ett av Sveriges mest spännande och samhällsviktiga utvecklingsprojekt? Är du strukturerad, kommunikativ och trivs i en organisation där ordning, kvalitet och samarbete är avgörande? Då kan det här vara rätt uppdrag för dig!

🎯Om rollen

Som Office Coordinator blir du navet i projektets administrativa struktur. Du arbetar nära platschefer, byggledare, tekniska specialister och administratörer, och ser till att dokumentation, kommunikation och uppföljning håller hög kvalitet.

Du skapar ordning och spårbarhet i dokumentflöden, följer upp möten och beslut, och säkerställer att projektets processer fungerar smidigt och håller tidsplanen.

💼Huvudsakliga arbetsuppgifter

Dokument- & informationshantering

• Administrera dokumenthanteringssystem som t.ex. SharePoint eller Byggnet

• Säkerställa korrekt versions- och arkiveringshantering

• Diarieföra avtal, beslut och protokoll

• Bevaka granskningsprocesser och deadlines

• Hantera slutdokumentation inför överlämning

Planering & mötesadministration

• Planera och koordinera olika typer av projektmöten

• Ta fram dagordningar och samla in underlag

• Föra protokoll och uppdatera åtgärds- och beslutslistor

• Följa upp aktiviteter och påminna ansvariga

Projekt- & platsstöd

• Hantera kontaktlistor, behörigheter och organisationsscheman

• Stödja introduktion av nya medarbetare

• Administrera tillträden, utbildningsregister och säkerhetsdokument

• Samordna platsmöten, besök och inspektioner

• Bidra till en funktionell och välorganiserad kontorsmiljö

Kommunikation & myndighetskontakter

• Sammanställa lägesrapporter och presentationsmaterial

• Föra logg över inkommande och utgående kommunikation

• Stödja kontakt med myndigheter och externa aktörer

Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö (KMA)

• Registrera och följa upp KMA-dokumentation

• Bevaka egenkontroller, miljöuppföljning och avvikelser

• Förbereda underlag för revisioner och slutrapportering

💡Vi söker dig som har:

Formell bakgrund

• Gymnasieutbildning, gärna kompletterad med YH/högskola inom bygg, anläggning, administration eller projektledning

• Flera års erfarenhet från administrativt arbete inom bygg/anläggning

• Grundläggande kunskap om entreprenadjuridik (AB/ABT)

Teknisk kompetens

• Erfarenhet av dokumenthanteringssystem (t.ex. Byggnet, SharePoint, Interaxo, CDE)

• Mycket god datorvana i Microsoft 365

• Förståelse för tidplanering och projektekonomi

Personliga egenskaper

• Strukturerad och noggrann med god ordningskänsla

• Kommunikationsstark och samarbetsinriktad

• Självgående och ansvarstagande

• Trygg i en dynamisk projektmiljö där förutsättningar förändras

• Serviceorienterad med förmåga att hålla många bollar i luften 🧩

🌱 Varför detta uppdrag?

Du blir en viktig del av ett omfattande industriprojekt som bidrar till framtidens hållbara energilösningar. Här får du möjlighet att växa i en professionell miljö tillsammans med experter inom bygg, teknik och projektstyrning.

Praktiska detaljer:

📅 Uppdragsperiod: 02-Feb-2026 - 31-Jan-2027
📍 Placering: Stockholm
🕐 Omfattning: Heltid 100%
🔄 Uppdragets längd: 1 år med möjlighet till förlägning

Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher.

Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.