🚇 Vill du vara med och bidra till framtidens kollektivtrafik i Stockholm? Vi söker nu en erfaren och strukturerad Projektadministratör som vill spela en nyckelroll i ett av stadens största investeringsprojekt.

Om uppdraget:

Som projektadministratör blir du spindeln i nätet som får projektet att rulla smidigt. Du kommer ha många kontaktytor och vara ett stöd både internt och externt. Med din känsla för struktur, service och samarbete skapar du ordning och ger projektledningen bästa möjliga förutsättningar att lyckas.

Ditt uppdrag innefattar bland annat:

• 📂 Dokument- och ärendehantering – planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering i system som Avima och EDIT.

• 📅 Mötesadministration – boka, planera och dokumentera möten samt workshops.

• 🧾 Fakturahantering – kontering och första granskning i Agresso.

• 🧳 Resor och beställningar – resebokningar, IT-beställningar, kontorsmaterial och behörigheter.

• 🤝 On-/Offboarding – hantering av nya och avslutande projektmedlemmar.

• 🗂 Kvalitetsforum – ledande roll i projektets interna kvalitetsarbete.

• 📣 Informationsspridning – säkerställa att projektmedlemmar är uppdaterade med relevant information.

Vi söker dig som har:

Obligatoriska krav

• Godkänd gymnasieexamen.

• Minst 5 års erfarenhet som projektadministratör inom områden som kollektivtrafik, infrastruktur, samhällsplanering, teknik, bygg & anläggning, fordon eller IT.

• Minst 5 års erfarenhet av ärende- och dokumenthantering.

• Minst 5 års erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande.

Meriterande erfarenhet

• Projektadministration i offentlig verksamhet.

• Arbete i EDIT (Platina) eller liknande dokumenthanteringssystem.

• Administration i verktyg som Atlas, Sharepoint eller liknande projektsamarbetsplattformar.

• Regelbunden kommunikation på engelska i internationella projekt.

Personliga egenskaper

• God kommunikativ förmåga 

• Starkt sinne för struktur och effektivitet 

• Förmåga att samarbeta och skapa goda relationer

• Självständig och lösningsorienterad

Praktisk information:

• 📍 Placering: Kungsholmen, med möjlighet till viss distansarbete.

• 🕒 Heltid, 40 timmar/vecka

• 📅 Start: 8 september 2025

• ⏳ Slut: 31 december 2028 (med möjlighet till förlängning)

💡 Detta är en chans att arbeta i ett projekt med stor samhällsnytta, långsiktighet och spännande utmaningar.

Sista ansökningdagen är 2 september men vi arbetar med löpande urval och intervjuer, så skicka in din ansökan så tidigt som möjligt!

Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher.

Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.